b) Müdürün telefon görüşmelerini ve randevularını düzenleyerek günlük iş takibini yapmak.
c) İş akışındaki günlük acil yazılara ilişkin Müdüre bilgi vermek.
d) Müdür odasına ilgisiz ya da uygun olmayan kişilerin girmesini engellemek, Müdür olmadığı zamanlarda odanın kilitli tutulmasını sağlamak.
e) Enstitü Müdürlüğünün günlük yazışmalarını yapmak, takip etmek, işlemi bittikten sonra dosyalamak.
f) Gerektiğinde çeşitli evrak ve dokümanları hazırlamak.
g) Enstitüye gelen ve giden evrakların kayıtlarını yapmak ve amirlerin talimatları doğrultusunda ilgililere iletmek.
h) Islak imzadan gelen yazıları ilgililere dağıtmak ve takibini yapmak.
i) Yapılacak toplantıları personele duyurmak.
j) Senato, Enstitü Kurulu ve Enstitü Yönetim Kurulu gibi önemli toplantıların gün ve saati hususunda Müdüre bilgi vermek.
k) Enstitü Kurulları toplantı bilgilerini ilgililere duyurmak ve alınan kararları kurul üyelerine imzalatmak, ilgili birimlere göndermek.
l) Enstitü Kurulları gündemlerini hazırlamak, Enstitü Kurullarının toplantı ve gündemlerini zamanında kurul üyelerine duyurmak, takip etmek, Kurullar tarafından alınan kararları yazmak, imzaya sunmak, EBYS’ye kaydetmek ve arşivlemek.
m) Çeşitli duyuruları ilgili birimlere bildirmek.
n) Müdürlüğe ve Müdüre ait özel ve kurumsal dosyaları tutmak, arşivlemek ve muhafaza etmek.
o) Müdüre ait özel ya da gizli yazıları düzenlemek, davetiye, tebrik kartı gibi taleplerini hazırlayarak zamanında ilgililere ulaşmasını sağlamak.
p) Müdürün ihtiyaç duyduğu araç-gereç ve diğer malzemeyi önceden tespit ederek teminini sağlamak.
q) Müdürlüğe gelen misafirleri, görüşme taleplerine göre, gerekirse diğer ilgililere yönlendirerek Müdürün zamanını iyi kullanmasına yardımcı olmak.
r) Müdürlüğe gelen misafirlerle ilgilenmek, görüşme başlayana kadar ağırlamak.
s) Gerekli görülmesi halinde, Müdürün ziyaretçilerini günlük olarak bir deftere ad, tarih ve saat belirterek not etmek, ayrıca telefonla arayanları aynı şekilde kaydetmek.
t) Telefon görüşmelerinde ya da ziyaretlerde karşı tarafa gereksiz bilgilerin verilmesinden kaçınmak, gizliliğe dikkat etmek.
u) Müdür makam odasının temizliğini takip etmek ve teknik problemlerini ilgililere iletmek.
v) Üniversite içerisinde ve şehirde uygulanan protokol listelerini ve telefon rehberlerini takip ederek, sürekli güncel kalmalarını sağlamak.
w) Her gün ortamı terk ederken, bilgisayar, yazıcı gibi elektronik aletleri kontrol etmek, kapı ve pencerelerin kapalı tutulmasına dikkat etmek.
x) Bütün duyuruları enstitü web sayfasında ilan etmek ve duyuruları güncel tutmak.
y) Stratejik Plan, ÖYP, Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü, Birim Faaliyet Raporları vb. yazıları hazırlamak ve yazışmaları takip etmek.
z) Enstitü web sayfası ile ilgili bütün işlemleri (Bologna ders işlemleri, Tez özetlerinin yayınlanması, Akademik Takvimin Enstitü ile ilgili kısımlarını yayınlamak vd.) yürütmek.
aa) Görevleriyle ilgili evrak, taşınır ve taşınmaz malları korumak, saklamak.
bb) Kendisine verilen görevleri zamanında, eksiksiz, işgücü, zaman ve malzeme tasarrufu sağlayacak şekilde yerine getirmek.
cc) Kendi sorumluluğunda olan bütün büro makineleri ve demirbaşların her türlü hasara karşı korunması için gerekli tedbirleri almak. Sorumluluğundaki mevcut araç, gereç ve her türlü malzemenin yerinde ve ekonomik kullanılmasını sağlamak.
dd) Enstitü Sekreterinin ve Müdürün görev alanı ile ilgili verdiği diğer işleri yapmak.
ee) Özel Kalem Sekreteri, yaptığı iş/işlemlerden dolayı Enstitü Sekreterine ve Müdüre karşı sorumludur.
